Những lễ hội hoành tráng, những buổi hòa nhạc bùng nổ cảm xúc, những hội nghị quốc tế quy mô nghìn người, hay sự ấm cúng của một buổi tiệc cưới trong mơ – đằng sau mỗi khoảnh khắc đáng nhớ ấy, luôn có bóng dáng của những “kiến trúc sư trải nghiệm” tài ba, đó là những chuyên gia quản lý sự kiện.
Nếu bạn là người yêu thích sự sáng tạo, đam mê kết nối con người và khao khát biến những ý tưởng táo bạo thành hiện thực, thì ngành Quản trị sự kiện (Event Management) chính là sân khấu rộng lớn đang chờ bạn tỏa sáng. Không đơn thuần là một nghề nghiệp, đó còn là hành trình kiến tạo những giá trị khó quên, nơi mỗi dự án là một câu chuyện mới để bạn kể, một dấu ấn mới để bạn khắc ghi.
Quản trị sự kiện là gì? Nghệ thuật biến ý tưởng thành trải nghiệm đầy ngoạn mục
Nếu phải định nghĩa ngắn gọn, Quản trị sự kiện là nghệ thuật và khoa học của việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát một sự kiện từ A đến Z, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực chất, đây là một vai trò vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự tinh tế, bàn tay tổ chức, trí óc chiến lược và trái tim đam mê. Một nhà quản trị sự kiện không chỉ là người tổ chức, mà còn là người kể chuyện, người kiến tạo bầu không khí, người giải quyết vấn đề và là người đảm bảo rằng mỗi trải nghiệm đều chạm đến trái tim của người tham dự.
Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị cho một hội nghị cấp cao với hàng ngàn khách mời quốc tế, hoặc một lễ hội âm nhạc thu hút hàng chục ngàn khán giả. Từ việc chọn địa điểm, lên ngân sách, thiết kế chương trình, mời diễn giả/khách mời, cho đến việc quản lý từng chi tiết nhỏ nhất trong ngày diễn ra sự kiện, mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát và tầm nhìn của người quản lý sự kiện. Họ là những “nhạc trưởng” tài ba, điều khiển dàn nhạc phức tạp gồm vô số yếu tố để tạo nên một bản hòa tấu hoàn hảo.
Trách nhiệm và công việc của một chuyên gia quản trị sự kiện
Vai trò của một chuyên gia quản trị sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lên kế hoạch. Đó là một chuỗi các nhiệm vụ đa dạng, đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng xử lý tình huống xuất sắc. Dưới đây là những trách nhiệm và công việc cốt lõi mà một chuyên gia quản lý sự kiện sẽ đảm nhận:
Lập kế hoạch và tổ chức sự kiện
Như tác giả Dale Carnegie từng nói: “Một giờ lập kế hoạch có thể giúp bạn tiết kiệm mười giờ thực hiện”. Chính vì thế, lên kế hoạch kỹ lưỡng là nền tảng của mọi sự kiện thành công.
Một chuyên gia sẽ bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu: liệu đó là quảng bá thương hiệu, kỷ niệm một dịp đặc biệt, hay đơn giản là gắn kết cộng đồng? Sau đó, họ sẽ quyết định những yếu tố quan trọng như tầm nhìn tổng thể, quy mô sự kiện và đối tượng khách mời.
Khi đã xác định rõ mục tiêu, người quản lý sự kiện sẽ phụ trách các công tác hậu cần như:
- Lựa chọn địa điểm phù hợp: Phù hợp với quy mô, phong cách và ngân sách
- Xác định thời gian tổ chức và lên lịch trình chi tiết: Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian
- Thiết kế chương trình: Sáng tạo, hấp dẫn và phù hợp với mục tiêu sự kiện
- Xin các giấy phép cần thiết: Đảm bảo tính hợp pháp và an toàn
- Quản lý rủi ro và xây dựng phương án dự phòng: Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hay hủy lịch vào phút chót
Quản lý ngân sách và tài chính
Với khách tham dự, một sự kiện thành công là một trải nghiệm đáng nhớ. Nhưng với người quản lý sự kiện, đó còn là nghệ thuật cân bằng giữa chất lượng và chi phí. Họ cần đảm bảo mọi khoản chi, từ thuê địa điểm, phục vụ ăn uống, trang trí, giải trí đến marketing, đều được quản lý hiệu quả mà không làm giảm chất lượng. Mục tiêu là tối ưu giá trị trên từng đồng chi ra.
Làm việc với nhà cung cấp và đối tác
Sự kiện là một chuỗi mắt xích kết nối. Nhà quản trị sự kiện là người đứng giữa, phối hợp với nhiều đơn vị cung cấp như nhà hàng, đơn vị âm thanh/ánh sáng, công ty an ninh hay đơn vị trang trí. Họ phải lựa chọn đối tác dựa trên uy tín, chất lượng và ngân sách, đàm phán hợp đồng, giám sát việc thực hiện để đảm bảo mọi bên đều hoàn thành nghĩa vụ của mình. Giao tiếp liên tục và rõ ràng là chìa khóa để tránh mọi sự cố, bởi vì chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể gây chậm trễ hoặc ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.
Đảm bảo tiến độ và thời gian
Sự kiện là cuộc đua với thời gian. Người quản lý sự kiện cần lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn, từ thời điểm nhà cung cấp đến, các buổi tổng duyệt, sắp xếp chỗ ngồi, đến thời gian phục vụ đồ ăn thức uống.
Trong suốt sự kiện, họ luôn theo dõi thời gian sát sao và thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, giảm bớt căng thẳng cho toàn đội ngũ.
Quản lý thực thi tại hiện trường
Khi ngày sự kiện đến, người quản lý sự kiện phải trực tiếp giám sát mọi khâu, đảm bảo mọi thứ từ trang trí, ánh sáng, chỗ ngồi đến thiết bị kỹ thuật được thực hiện đúng kế hoạch. Họ thường là người đầu tiên có mặt và là người cuối cùng rời đi.
Họ cũng là “lính cứu hỏa” chính, xử lý nhanh chóng mọi tình huống bất ngờ như sự cố âm thanh, thay đổi thời tiết đột ngột hoặc yêu cầu đột xuất từ khách hàng, đảm bảo mọi khách mời đều có trải nghiệm tích cực. Tư duy nhanh nhạy, khả năng giải quyết vấn đề tại chỗ là yếu tố không thể thiếu đối với một chuyên gia quản trị sự kiện.
Đánh giá và báo cáo sau sự kiện
Ngay cả khi những vị khách cuối cùng đã ra về, công việc của người quản lý sự kiện vẫn chưa kết thúc. Họ thu thập phản hồi của khách hàng qua khảo sát, tổ chức họp tổng kết với đội ngũ và nhà cung cấp, đối soát tài chính và đánh giá những gì đã làm tốt cũng như những điểm cần cải thiện cho các sự kiện tương lai. Đây là bước quan trọng để không ngừng học hỏi và phát triển, cũng như đo lường mức độ thành công của sự kiện.
Các kỹ năng thiết yếu của một nhà quản trị sự kiện
Một nhà quản lý sự kiện giỏi không những giỏi chuyên môn, mà còn cần hội tụ những kỹ năng mềm đặc biệt. Dưới đây là những kỹ năng cốt lõi giúp bạn tỏa sáng trong lĩnh vực này:
- Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Biết cách sắp xếp công việc hợp lý, kiểm soát chi tiết và đảm bảo mọi thứ hoàn thành đúng thời hạn
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Là cầu nối giữa khách hàng, đối tác và đội ngũ thực thi, nhà quản lý sự kiện cần khả năng thuyết phục và phối hợp nhịp nhàng
- Tư duy sáng tạo: Mỗi sự kiện là một “tác phẩm” riêng biệt, và người làm nghề phải không ngừng đổi mới để tạo dấu ấn khác biệt
- Kỹ năng lãnh đạo: Biết cách truyền cảm hứng, phân công công việc và giữ tinh thần tích cực cho cả đội ngũ
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khi có sự cố bất ngờ xảy ra, từ sự chậm trễ kỹ thuật đến thay đổi yêu cầu khách hàng, sự bình tĩnh và khả năng ứng biến nhanh là chìa khóa thành công
- Kỹ năng công nghệ: Trong thời đại MICE và sự kiện trực tuyến, việc hiểu và sử dụng các nền tảng công nghệ (AR/VR, livestream, phần mềm quản lý sự kiện) là một lợi thế lớn
- Sự đồng cảm: Để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ, bạn cần hiểu sâu sắc nhu cầu, mong muốn và cảm xúc của khách hàng cũng như người tham dự
Làm thế nào để trở thành chuyên gia quản trị sự kiện?
Đạt được bằng cấp liên quan
Một nền tảng giáo dục vững chắc là điểm khởi đầu lý tưởng. Tại Swiss Hotel Management School (SHMS) – một trong những học viện hàng đầu thế giới về đào tạo nhóm ngành Hospitality, Giải trí & Quản trị tổ chức sự kiện, sinh viên được học cách biến ý tưởng thành trải nghiệm tuyệt diệu thông qua những dự án thực tế và chương trình thực tập quốc tế.
Chương trình Cử nhân Quản trị Hospitality của SHMS, chuyên ngành Quản trị sự kiện giúp sinh viên phát triển năng lực tổ chức, sáng tạo và vận hành các sự kiện chuyên nghiệp, từ hội nghị, triển lãm đến tiệc gala hay lễ hội quốc tế. Chương trình nhấn mạnh vào tư duy chiến lược, quản lý logistics, tính bền vững và tinh thần khởi nghiệp, giúp sinh viên sẵn sàng trở thành chuyên gia tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ trong ngành hospitality năng động.
Đối với các chuyên gia muốn chuyển sang Quản trị sự kiện từ một ngành khác, Bằng Sau đại học (PGD) của SHMS trang bị cho học viên kỹ năng quản lý dịch vụ, tối ưu lợi nhuận, ứng dụng công nghệ, phân tích dữ liệu và triển khai các chiến lược trải nghiệm khách hàng bền vững. Từ đó, sinh viên có thể mở rộng năng lực và định hướng nghề nghiệp sang lĩnh vực Quản trị sự kiện, nơi đòi hỏi tư duy tổ chức, khả năng điều phối và sáng tạo để mang đến những trải nghiệm ấn tượng, kết nối cảm xúc và nâng tầm thương hiệu cho từng sự kiện.
Chương trình Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Hospitality của SHMS được thiết kế nhằm phát triển tư duy lãnh đạo, chiến lược quản lý và năng lực vận hành trong lĩnh vực hospitality cao cấp. Sinh viên được rèn luyện kỹ năng về tài chính, marketing, quản trị trải nghiệm khách hàng và xây dựng thương hiệu xa xỉ. Đặc biệt, chuyên ngành Quản trị sự kiện giúp sinh viên làm chủ quy trình tổ chức MICE, lễ hội và sự kiện kỹ thuật số, mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong ngành sự kiện toàn cầu năng động và sáng tạo.
Và nếu bạn khao khát vươn tầm lãnh đạo, chương trình Thạc sĩ Quản trị Hospitality Quốc tế của SHMS sẽ chuẩn bị cho bạn những vị trí quản lý cấp cao không chỉ trong ngành sự kiện mà còn trong các lĩnh vực khách sạn, nghỉ dưỡng sang trọng và du lịch, lữ hành.
Tích lũy kinh nghiệm thực tế
Giáo dục là nền tảng, nhưng kinh nghiệm thực tế mới là chìa khóa để thành thạo các kỹ năng. Sinh viên du học Thụy Sĩ ngành Quản trị sự kiện tại SHMS có các kỳ thực tập 6-12 tháng tại các tập đoàn hàng đầu thế giới. Không dừng ở đó, các em còn được tham gia nhiều dự án và hợp tác với chuyên gia trong ngành, thực hành tổ chức sự kiện theo các chủ đề ngay trong khuôn viên trường. Những điều này giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm, phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng thích ứng và sự tự tin khi đối mặt với các thách thức thực tế.
Đặc biệt, Diễn đàn Tuyển dụng Quốc tế (IRF) được tổ chức hai lần mỗi năm tại SHMS là cầu nối độc quyền, đưa sinh viên đến gần hơn với 100+ nhà tuyển dụng từ các thương hiệu khách sạn, công ty sự kiện, hãng hàng không và tổ chức lớn trên toàn cầu. Đây là cơ hội để bạn có được công việc thực tập và các cơ hội nghề nghiệp đẳng cấp quốc tế.
Nhận chứng chỉ chuyên ngành
Các chứng chỉ như Certified Meeting Professional (CMP), Certified Special Events Professional (CSEP) hay Event Planning Specialist Certification (CEPS) là cách để bạn xác thực chuyên môn và thể hiện cam kết của mình với nghề nghiệp. Trong một lĩnh vực cạnh tranh, những chứng chỉ này giúp bạn nổi bật.
Xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp
Mạng lưới mối quan hệ là sức mạnh. Tham dự các hội nghị ngành, hội thảo, seminar và tích cực tương tác trên các nền tảng chuyên nghiệp như LinkedIn sẽ mở ra cánh cửa đến những cơ hội mới, củng cố mối quan hệ với nhà tuyển dụng, đối tác và các chuyên gia khác trong lĩnh vực. IRF tại SHMS là một khởi đầu tuyệt vời để bạn xây dựng mạng lưới quý giá này ngay từ ghế nhà trường.
Đừng bỏ lỡ cơ hội định hình tương lai của bạn cùng nguyên quản lý Disneyland Paris và Ritz-Carlton!Bạn đã sẵn sàng biến đam mê thành sự nghiệp? Bạn muốn được học hỏi từ những người giỏi nhất và đặt những viên gạch vững chắc cho tương lai rực rỡ trong ngành Quản trị sự kiện? Hãy tham dự Workshop đặc biệt của INEC vào ngày 13/11 sắp tới! Đây là cơ hội hiếm có để bạn trực tiếp gặp gỡ và được định hướng con đường sự nghiệp tương lai cùng Thầy Patrick Taffin d’Heursel – Hiệu trưởng Học viện SHMS. Thầy Patrick với kinh nghiệm quản lý vận hành tại những “đế chế” giải trí và khách sạn hàng đầu thế giới như Disneyland Paris, Six Senses và Ritz-Carlton Qatar, chắc chắn sẽ đưa ra những lời khuyên giá trị và thiết thực nhất cho con đường sự nghiệp của bạn.
Đặc biệt, bạn còn có cơ hội săn học bổng du học Thụy Sĩ ngành Quản trị sự kiện lên đến 1,3 tỷ đồng. Đừng bỏ lỡ nhé! Thời gian: 18h thứ Năm, 13/11/2025 Địa điểm: VP INEC, 279 Trần Nhân Tôn, Phường Vườn Lài, TP. HCM |
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ INEC – Đại diện tuyển sinh chính thức của Học viện SHMS tại Việt Nam:
- Hotline: 093 409 9948 – 093 409 9984
- Email: [email protected]
- Chat ngay với tư vấn viên của INEC: me/tuvanduhocinec
